Datenschutz

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter
KIB GROUP
Dr. Peter Holthus
Kaiserswerther Straße 215
40474 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@kib-group.de

Datenschutzinformationen für Betroffene

KIB setzt die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstige rechtliche Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten um. Insbesondere sind technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementiert, die den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.

Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KIB im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung im Mandatsverhältnis sowie über die Betroffenenrechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
KIB GROUP
Kaiserswerther Straße 215
40474 Düsseldorf
Telefon +49 (211) 788 6640
E-Mail: datenschutz@kib-group.de
Wie erreiche ich den Datenschutzbeauftragten?
Vertraulich zu Händen des Datenschutzbeauftragten entweder unter der unter 1. genannten Post-Adresse oder per E-Mail (datenschutz@kib-group.de).
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Unter dem Begriff „personenbezogene Daten“ in diesem Dokument sind personenbezogene Daten im Sinne der Definition des Artikel 4 Nr. 1 DS-GVO zu verstehen. Dies sind alle Informationen, die sich auf einen Menschen (eine natürliche Person) beziehen und mit denen dieser Mensch direkt oder indirekt identifiziert werden kann.Im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten verarbeiten wir in der Regel neben Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch Informationen wie Bankdaten und Zahlungsdaten, außerdem ggf. weitere Angaben zu persönlichen und beruflichen Verhältnissen, soweit diese für die Leistungserbringung eine Rolle spielen.
Zu welchem Zweck verarbeiten wir personenbezogene Daten und auf welcher rechtlichen Grundlage?
Als Beratungsgesellschaft verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten in den Bereichen Steuerberatung und Unternehmensberatung aufgrund einer der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen:
a) Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines Vertrages bzw. bereits bei Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Umfang und Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag und gegebenenfalls den dazugehörigen Auftragsbedingungen.
b) Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DS-GVO)
Als Beratungsgesellschaft unterliegt KIB gesetzlichen Vorgaben, aus denen sich eine Verpflichtung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben kann (z.B. Steuerberatungsgesetz, Berufsordnung für Steuerberater, Geldwäschegesetz). KIB ist auf Basis dieser Vorgaben insbesondere zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Dokumentation aller Leistungen verpflichtet und archiviert Unterlagen und Arbeitsergebnisse in entsprechenden IT-Systemen und, soweit erforderlich, auch in Papierform. Um unsere berufsrechtlich gebotene Unabhängigkeit zu gewährleisten, führen wir bei der Auftragsannahme Konfliktprüfungen durch, bei denen ebenfalls personenbezogene Kontaktdaten verarbeitet werden.
c) Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DS-GVO)
KIB verarbeitet im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten personenbezogene Daten auf Basis einer Interessensabwägung, sofern die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Ein konkretes Interesse von KIB liegt hier maßgeblich in der Erbringung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Mandanten. KIB verarbeitet personenbezogene Daten, die von Mandanten zur Verfügung gestellt werden, grundsätzlich nur insoweit, wie dies für die Leistungserbringung auch tatsächlich erforderlich ist. Zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen der von der Datenverarbeitung durch KIB betroffenen Personen trägt maßgeblich bei, dass KIB als Beratungsgesellschaft und Berufsgeheimnisträger zwingenden gesetzlichen Bestimmungen des Berufsrechts sowie einer Berufsaufsicht unterliegt und gehalten ist, alle Leistungen, einschließlich der damit zusammenhängenden Verarbeitung personenbezogener Daten, unabhängig, gewissenhaft und verschwiegen zu erbringen. Alle Mitarbeiter von KIB sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben geschult und zur gebotenen Vertraulichkeit verpflichtet.
d) Einwilligung des Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a), Art. 7 EU DS-GVO)
Sofern keine der o.g. Rechtsgrundlagen nach a) bis c) vorliegt, stützt KIB die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine informierte Einwilligung des Betroffenen, die ausdrücklich von diesem eingeholt wird. Dies liegt beispielsweise vor, wenn für diese Datenverarbeitung ein Tool eingesetzt wird, welches durch den Betroffenen direkt benutzt wird.
Wem werden personenbezogene Daten offengelegt?
Unter Wahrung der gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitsverpflichtungen können folgenden Empfängern personenbezogene Daten offengelegt werden, sofern diese für die Zweckerreichung benötigt werden:
- - Soweit erforderlich, Behörden, Gerichten oder anderen öffentlichen Stellen im In- und Ausland.
  - Weiteren IT-Dienstleistern und anderen Dienstleistern streng zweckbezogen, wie z.B. Hosting, Cloud-Services, Aktenvernichtung, Archivierung, fachbezogene Dienstleister (z.B. im Rahmen von Steuerberatungsmandaten), Public Relations (z.B. Versand von Newslettern, Mandanteninformationen, Studien).
Bei der Einbindung von Dienstleistern in Datenverarbeitungsprozesse von KIB werden die hohen Datenschutzstandards von KIB vertraglich auf die Dienstleister übertragen. Bei Auftragsdatenverarbeitungsverhältnissen gemäß Art. 28 EU DS-GVO werden gesetzlich normierte Datenschutzverträge vereinbart.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Mandatsbetreuung notwendig ist, auf Basis einer Einwilligung, zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. berufsrechtliche Interessenskollisionsprüfungen) oder durch Einschaltung von Auftragsverarbeitern.
Bei Dienstleistern (einschließlich des Einsatzes von Cloud-Diensten) außerhalb des EWR wird das nach dem EU-Datenschutzrecht erforderliche angemessene Datenschutzniveau durch Einhaltung der Vorgaben der Art. 45 ff. EU DS-GVO gewährleistet.
Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
KIB speichert personenbezogene Daten, solange diese für die Durchführung des jeweiligen Leistungsverhältnisses benötigt werden oder – soweit Ihre personenbezogenen Daten Gegenstand von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist (z.B. in HGB, AO, GwG).Die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich lang und betreffen meist einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren; in begründeten Einzelfällen (z.B. Erhaltung von Beweismitteln) kann der Aufbewahrungszeitraum auch länger sein (bspw. bei Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre; wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt).
Soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist maßgeblich jeweils die längste Aufbewahrungsfrist.
Welche Datenschutzrechte haben Betroffene?
Betroffenen stehen die Rechte nach Art. 15 ff. DSGVO zu: Auskunftsrechte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch KIB (u.a. auch über den Zweck der Verarbeitung, etwaige Empfänger und die voraussichtliche Dauer der Speicherung), Rechte auf Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit der eingebrachten Daten sowie das Recht auf Widerspruch gegen eine Verwendung für Marketingzwecke und aufgrund einer Verarbeitung berechtigten Interesses.Einmal erteilte Einwilligungen können gegenüber KIB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Wahrung dieser Rechte kann sich jeder Betroffene an den Datenschutzbeauftragten von KIB wenden (siehe Ziff. 2). Daneben besteht auch ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.